8 manieren om productiever te werken - zodat je meer klanten aankan

Een extra klant of opdracht aannemen is de snelste manier om als freelancer extra omzet te genereren. Maar wat nu als je je bord vol hebt? Hoe productiever je bent, hoe meer klanten je kan aannemen zonder uitgeput te raken (tot op zekere hoogte). In deze blog acht methoden om je productiviteit als freelancer te verhogen, zodat je meer klanten kunt aannemen.

1.     Verminderdubbel werk

Als freelancer moet je vaak hetzelfde materiaal aanleveren. Of dit nu kopieën van interne documenten zijn gericht op je klant, een standaard overeenkomst of misschien zelfs een stappenplan. Het is werk dat je veel productiever kan aanpakken. Dit is hoe je dubbel werk kunt verminderen:

Maak gebruik van technologie:

Er zijn tal van apps, websites en tools die content deelbaar maken. Google Drive of Airtable zijn twee perfecte apps hiervoor. In plaats van informatie over te typen of te kopiëren en plakken, deel je gewoon de link. De klant kan deze zelf verder aanvullen of voor je controleren.

Ontwerp templates:

Als freelancer valt een deel van je communicatie in herhaling. Informatie die voor bijna iedere klant hetzelfde is of waarbij processen nauwelijks veranderen zoals:

·       Introductiemails

·       Voorstelstructuren

·       Referentieverzoeken

·       Onboarding emails voor klanten

·       Feedbackverzoeken

Voor dit soort communicatie is het aan te raden templates te maken. Zo hoef je niet voor iedere klant iets compleet nieuws te maken. Het stroomlijnt het proces en maakt de kans op fouten kleiner. Maak hierbij wel onderscheid in standaard informatie die nauwelijks veranderd, zoals je algemene voorwaarden, en welke per klant verschillend zijn, hun gegevens of aanbod.

2.    Bereid je voor op dagelijkse productiviteit.

Productiviteit is iets wat je moet opnemen in je dagelijkse routine. De ene week super productief te werk gaan en daarna een week verslappen bespaart onderaan de streep geen tijd. Gelukkig zijn er meerdere methoden en overtuigingen die kunnen helpen je dagen productief in te delen:

Stel dagelijkse prioriteiten vast:

Maak een duidelijk onderscheid tussen wat je moet doen en wat je wil doen. Door taken een prioriteit te geven maak je het voor jezelf makkelijker te kiezen wat je eerst moet doen. Maak een lijst van de taken die dagelijks moet afwerken. Het makkelijkst is om de avond ervoor je taken op te stellen voor de volgende dag.  

De Pomodoro-methode:

Deze techniek gebruikte ik zelf voornamelijk tijdens mijn studie, maar deze werkt ook perfect voor freelancen. Bij de Pomodoro-methode werkje in mini sprints van 15-45 minuten. Jij bepaalt aan welke taak je in deze sprintsessie wilt werken. Nadat de tijd om is neem je een pauze van vijf tot tien minuten. Daarna ga je verder met een andere taak of werk je verder aan waar je mee bezig was. Dat laatste moet je vooral baseren op persoonlijke voorkeur.

Koppel beloningen aan productiviteit:

Dit speelt in op onze basis instincten. We mogen dan geëvolueerd zijn, maar ons dierlijke brein reageert nog steeds erg goed op een simpel beloningssysteem. Sterker nog dit genoeg doen traint je je brein je extra te motiveren om je ‘beloning’ te krijgen, ook al ben je zelf degene die deze geeft.

Beloon jezelf na het bereiken van een bepaald doel met iets simpels, zoals 10 minuten door TikTok scrollen. Maar pas wel op dat je van rust en ontspanning geen "prijs" maakt. Rust is iets wat je nodig hebt en verdient. Dit reduceren tot een simpele ‘beloning’ kan zorgen voor onrust.

3.     (Semi) Automatiseer zo veel mogelijk.

Als freelancer heb je de volledige regie over alle aspecten van je bedrijf. Je hoeft echter niet alles handmatig te doen. Volgens een enquête is de meest gemaakte fout door freelancers het verstrekken van te late facturen. De op twee na meest voorkomende fout een te laat betaalde factuur niet goed opvolgen. Deze taken kunnen en moeten geautomatiseerd worden.

Hier zijn een paar voorbeelden van taken die geheel of semi-geautomatiseerd kunnen worden:

·       Neem hoogwaardige facturerings- en betalingssoftware waarmee je facturen kan ordenen, opmaken en versturen, en waarmee je herinneringen kunt plannen.

·       Gebruik Hootsuite of Buffer om social mediaberichten in te plannen.

·       Stel automatische betaling van terugkerende kosten in.

·       Gebruik toepassingen als Boomerang om e-mails in te plannen.

·       Gebruik Calendly of Hubspot om vergaderingen in te plannen.

Eenvoudige automatiseringen als deze besparen tijd en verhogen zo de productiviteit onmiddellijk.

4 - Besteed werk uit

Als je een taak niet kan automatiseren, overweeg dan om ze uit te besteden. Taken kunnen eenvoudig (en snel) opgepakt worden door virtuele assistenten of andere freelancers. De algemene uitbestedingsformule is dat jenagaat hoeveel waarde je kunt toevoegen met de tijd die je bespaart.

Bijvoorbeeld, als je een virtuele assistent €40 per uur inhuurt voor vijf uur administratieve arbeid, heb je €200,- uitgegeven aan taken die geen inkomsten opleveren. Deze 5 uur kan je nu besteden aan betaald werk (à €60,- p/u) of aan het vinden van nieuwe opdrachten. Met andere woorden een winst van €100,-. Levert een uitbesteding meer op dan deze je kost, is het zeker een interessante overweging.

5 - Breng klanten kosten in rekening voor (extra) bijeenkomsten.

Plan bij je opdrachten, wanneer mogelijk, een bepaald aantal vergaderingen in- het minimum dat nodig is om de taak te volbrengen. Extra vergaderingen moeten per uur worden aangerekend. Soms dringen klanten aan op veel vergaderingen terwijl dit niet nodig is. Een maximaal aantal vergaderingen kan dan dienen als stok achter de deur. Het voorkomt dat je voor ieder detail een meeting moet plannen en het dwingt je klant om iedere meeting efficiënt in te richten. Willen ze toch vaker vergaderen, zul je een uurtarief moeten rekenen. Dus of je genereert meer omzet of je bespaard tijd. In beide gevallen win je!

6 - Maak je werk productiever.

"Productivering" van een aangepaste dienst houdt in dat je het terugbrengt tot een herhaalbare procedure. Neem als voorbeeld het schrijven van een blog. In plaats van een lanceringsgesprek, het beslissen overeen format voor elke blog, en het afnemen van een telefonisch interview, maak je er een proces van:

1.     Een aangepast aftrapgesprek met een standaardvragenlijst/formulier.

2.     Het kader voor elk blog kiezen Neem een structuurvraag op in de vragenlijst OF geef gewoon één soort blogpost.

3.     Vragenlijst/formulier voor interviews

Deze procedure neemt alle extra tijd en werk weg die je kwijt bent aan het verzamelen van de nodige input zodat je kunt leveren. Naarmate je oefent, zul je waarschijnlijk nieuwe efficiënties ontdekken waarmee je je aanpak kunt verfijnen en nog productiever kunt worden.

7 - Schaal je aanbod terug

Dit was voor mij een enorme besparing. Toen ik net begon bood ik zo’n beetje alles aan wat je kon bedenken. Maar hierdoor was het voor potentiële klanten, en mezelf, niet duidelijk waarvoor je me kon inhuren. Overweeg daarom om aanbiedingen te schrappen. Diensten die je niet aanstaan, waar je niet uitstekend in bent, of die veel moeite kosten in verhouding tot de omzet.

Twee dingen om in gedachten te houden bij het verminderen van je aanbod:

• Je kunt nog steeds een verscheidenheid aan dingen volbrengen: Concentreer je uitsluitend op één vaardighedenpakket (bv. blogs schrijven, onderzoeksrapporten schrijven, en landingspagina's schrijven i.p.v. blogs schrijven, sociale media beheren, en UX ontwerp doen).
• Verminder je inspanningen voor het genereren van leads niet: Misschien heb je een "onproductieve" dienst die een groot aantal klanten aantrekt. Zorg er in die situatie voor dat je een middel hebt om die klanten te behouden voordat je je aanbod vermindert.       

Daarnaast is er tussen diensten overlap, dus je hoeft niet alles buiten je focus uit te sluiten. Ben je goed in het schrijven van blogs, dan is een nieuwsbrief vaak geen probleem. Draai je advertentie campagnes voor Facebook, dan is Instagram ook een optie.

8 - Onrendabele klanten loslaten

Bereken je inkomsten per uur die je met een klant doorbrengt, inclusief e-mails, telefoongesprekken, vergaderingen, en het eigenlijke werk. Je zult zien dat sommige klanten aanzienlijk minder waard zijn in termen van opbrengst-per-uur. Door deze klanten te laten vallen krijg je meer tijd om je te concentreren op het verwerven van meer lucratieve klussen.

Wees altijd hoffelijk als je overweegt een klant te ontslaan. Maak alle contractuele verantwoordelijkheden die je hebt af en wees beleefd als je aangeeft dat je geen extra werk kunt aannemen. Bespot of beledig nooit iemand - het is het nooit waard. Als het een fijne klant is, kan je natuurlijk ook in gesprek gaan over het verhogen van je tarief of het verminderen van ruis binnen de opdracht.

Systemen bouwen is waar het bij productiviteit om gaat.

Systemen bouwen die je in staat stellen je te focussen op kritieke taken is De Manier om meer gedaan te krijgen. Dit is een combinatie van afleiding uitbannen, arbeid zonder toegevoegde waarde uitbesteden of automatiseren, en goed voor jezelf zorgen. Als je dit goed doet, kan je meer klanten aannemen en je inkomsten verbeteren. En dit allemaal zonder meer uren te hoeven maken.

‍